Event-Checkliste – zum Mitlesen und Abhaken
Hier steht die komplette Checkliste. Kein Download, keine Registrierung, keine E-Mail-Adresse. Lesen Sie mit, haken Sie ab, kopieren Sie sich heraus, was Sie brauchen.
Die Reihenfolge ist wichtiger als die Vollständigkeit. Deshalb ist sie nach Zeitpunkt sortiert, nicht nach Themen.
Ganz am Anfang
- [ ] Ziel festlegen. Was soll das Event bewirken – danken, verbinden, beeindrucken? Diese Antwort bestimmt alles Weitere.
- [ ] Grobe Gästezahl schätzen. Auch ungenau. Sie brauchen sie für Location und Budget.
- [ ] Budgetrahmen abstecken. Ein grober Rahmen genügt, aber er muss existieren.
- [ ] Wunschtermin festlegen – und mögliche Ausweichtermine.
- [ ] Verfügbarkeit prüfen, bevor Sie den Termin intern kommunizieren. Bei Location und Dienstleistern.
Der Fehler, der am meisten kostet: Den Termin verkünden, dann die Location suchen. Wenn nichts frei ist, müssen Sie entweder das Datum vor der Belegschaft zurücknehmen oder mit einer Location feiern, die nicht passt. Erst prüfen, dann verkünden.
Früh – was Vorlauf braucht
- [ ] Location buchen (oder entscheiden, dass Sie in eigenen Räumen feiern).
- [ ] Programm entscheiden. Was ist das Highlight? Passt es zum Ziel?
- [ ] Zentrale Dienstleister anfragen – Programm, Catering. Ein Dienstleister kann an einem Abend nur an einem Ort sein.
- [ ] Personalisierung anstoßen, falls gewünscht. Jetons oder Spielgeld mit Logo brauchen Gestaltung und Produktion – kurzfristig geht das nicht.
- [ ] Technikbedarf klären. Bringt die Location etwas mit oder muss alles gemietet werden?
Mittelfristig
- [ ] Einladungen versenden, mit Rückmeldefrist, die Ihnen genug Zeit lässt.
- [ ] Ablaufplan erstellen. Wann passiert was, wer macht was.
- [ ] Location-Besonderheiten klären:
- [ ] Treppen, Aufzug, enge Zugänge?
- [ ] Anlieferzeitfenster?
- [ ] Wo sind Stromanschlüsse, und wie viele?
- [ ] Lautstärkeauflagen, Sperrzeit, Nutzungsende?
- [ ] Aufbauzeiten mit allen Dienstleistern abstimmen.
- [ ] Sitzordnung (falls nötig).
- [ ] Datenschutz klären, falls fotografiert wird – besonders wenn Bilder später veröffentlicht werden sollen.
Kurz vor dem Event
- [ ] Teilnehmerzahl bestätigen – Catering und Programm hängen davon ab.
- [ ] Ablaufplan finalisieren und an alle Beteiligten verteilen.
- [ ] Ansprechpartner für den Eventtag benennen – eine Person, die entscheiden darf.
- [ ] Telefonnummern aller Dienstleister griffbereit haben.
- [ ] Letzte Abstimmung: Ankunftszeiten, Zugang, wer öffnet die Tür?
Am Eventtag
- [ ] Zugang für Aufbau gewährleisten. (Bei uns müssen Sie nicht dabei sein – es genügt, wenn jemand aufschließt.)
- [ ] Ansprechpartner ist erreichbar.
- [ ] Und dann: Gast sein. Wenn Sie den ganzen Abend arbeiten, war die Planung nicht gut genug.
Danach
- [ ] Rückmeldung einholen. Was kam an, was nicht?
- [ ] Rechnungen prüfen. Stimmt das, was im Angebot stand?
- [ ] Notizen für das nächste Mal. Beim nächsten Event planen Sie damit deutlich schneller.
Was diese Checkliste nicht ersetzt
Die Reihenfolge steht hier. Die Inhalte – welches Programm zu welchem Ziel passt, wie Sie ein Budget richtig verteilen, worauf Sie bei einer Location achten – stehen ausführlicher an anderer Stelle:
- Eventkonzept & Ablauf – Dramaturgie und Spannungsbogen
- Eventbudget & Kosten – wo Sie sparen können und wo nicht
- Location finden – die Fragen, die Sie stellen sollten
- Nachhaltig & DSGVO-konform – besonders relevant, wenn fotografiert wird
Wenn Sie Aufgaben abgeben wollen
Der Programmpunkt ist der, der am meisten Aufwand macht – und der, den Sie am einfachsten abgeben können. Beim Casino-Abend liegt alles bei uns: Anlieferung, Aufbau, Croupiers, Betreuung, Abbau.
Damit verschwindet ein ganzer Block aus dieser Checkliste.
Häufige Fragen
Gibt es die Checkliste zum Download?
Sie steht komplett auf dieser Seite – kopieren Sie sich heraus, was Sie brauchen. Kein Download, keine Registrierung, keine E-Mail-Adresse nötig.
Muss ich alle Punkte abarbeiten?
Nein. Streichen Sie, was für Ihr Event nicht relevant ist. Die Reihenfolge ist wichtiger als die Vollständigkeit.
Was ist der kritischste Punkt?
Die Verfügbarkeit prüfen, bevor Sie den Termin kommunizieren. Alles andere lässt sich korrigieren – ein zurückgenommenes Datum nicht.
Was wird am häufigsten vergessen?
Aufbauzeiten und Location-Besonderheiten. Treppen, enge Zugänge, Anlieferfenster – Dinge, die am Eventtag zum Problem werden, wenn sie niemand vorher geklärt hat.
Eignet sich die Liste auch für private Feiern?
Ja. Die Logik ist dieselbe, auch wenn manche Punkte entfallen.
Fragen zur Planung?
Wenn Sie an einem Punkt hängen, fragen Sie einfach. Auch das kostet nichts.