Checklisten & Timeline – wann was zu tun ist

Eventplanung scheitert selten an fehlendem Wissen. Sie scheitert an Reihenfolge.

Man kümmert sich um das, was gerade auf dem Tisch liegt – die Einladungsgestaltung, weil die Grafikerin fragt. Und währenddessen vergibt jemand anderes die Location, die man eigentlich wollte.

Diese Seite ordnet die Aufgaben nach dem Zeitpunkt, an dem sie tatsächlich anstehen.

Die Timeline

Ganz am Anfang: Was nicht warten kann

Ziel festlegen. Was soll das Event bewirken? Diese Entscheidung steht vor allen anderen – sie bestimmt Format, Location, Budget.

Termin sichern. Der kritische Punkt. Locations und Dienstleister sind an beliebten Daten früh ausgebucht, besonders im Dezember. Prüfen Sie die Verfügbarkeit, bevor Sie das Datum intern kommunizieren.

Budgetrahmen abstecken. Auch grob. Sonst verlieben Sie sich in Optionen, die nicht infrage kommen.

Der Fehler, den fast alle machen: Erst das Datum verkünden, dann die Location suchen. Wenn dann nichts frei ist, stehen Sie vor der Wahl, entweder den Termin zurückzunehmen – vor der ganzen Belegschaft – oder mit einer Location zu feiern, die nicht passt. Reihenfolge umdrehen: erst prüfen, dann verkünden.

Früh: Was Vorlauf braucht

Location buchen. Sobald Termin und Budget stehen.

Zentrale Dienstleister anfragen. Programm, Catering. Das gilt besonders für alles, was nur einmal existiert – ein Dienstleister kann an einem Abend nur an einem Ort sein.

Programm entscheiden. Was ist das Highlight? Wenn Sie einen Casino-Abend planen, ist jetzt der Moment, die Verfügbarkeit zu klären.

Personalisierung anstoßen. Wenn Sie Jetons oder Spielgeld mit Ihrem Logo wollen – das braucht Gestaltung und Produktion. Kurzfristig geht es nicht.

Mittelfristig: Was konkret wird

Einladungen versenden. Mit Rückmeldefrist, die Ihnen genug Zeit lässt.

Ablaufplan erstellen. Wann passiert was, wer macht was. Mehr dazu unter Eventkonzept & Ablauf.

Details mit Dienstleistern abstimmen. Aufbauzeiten, Zugang, Stellflächen, Stromversorgung.

Location-Besonderheiten klären. Treppen, enge Zugänge, Anlieferzeitfenster, Lautstärkeauflagen. Alles, was am Eventtag zum Problem wird, wenn es niemand vorher gefragt hat.

Kurz vor dem Event

Teilnehmerzahl bestätigen. Catering und Programm hängen davon ab.

Ablaufplan finalisieren und an alle Beteiligten verteilen.

Letzte Abstimmung mit Dienstleistern. Ankunftszeiten, Ansprechpartner vor Ort, Telefonnummern.

Am Eventtag

Aufbau koordinieren. Bei uns müssen Sie dabei nicht anwesend sein – es genügt, wenn jemand Zugang gewährleistet.

Ansprechpartner benennen. Eine Person, die Entscheidungen treffen kann, wenn etwas Unvorhergesehenes passiert.

Und dann: Gast sein. Wenn Sie den ganzen Abend arbeiten, haben Sie etwas falsch geplant.

Danach

Rückmeldung einholen. Was kam an, was nicht? Beim nächsten Mal planen Sie damit deutlich schneller.

Rechnungen prüfen. Stimmt das, was im Angebot stand?

Was Sie sofort nutzen können

Unsere Event-Checkliste fasst diese Aufgaben strukturiert zusammen – kostenlos, zum Abhaken.

Weitere Planungshilfen finden Sie unter Ressourcen.

Im Team planen

Wenn mehrere Personen beteiligt sind, weisen Sie jeder Aufgabe eine verantwortliche Person und eine Frist zu. Eine Aufgabe ohne Namen wird von niemandem erledigt. Eine Aufgabe ohne Frist wird zuletzt erledigt.

Das klingt banal. Es ist der häufigste Grund, warum in Teams Dinge liegenbleiben.

Häufige Fragen

Womit fange ich an?

Mit dem Ziel, dann dem Termin. Der Termin ist das Einzige, was Sie nicht nachverhandeln können – alles andere lässt sich anpassen.

Wie früh muss ich buchen?

Je nach Saison unterschiedlich. Für Dezember-Termine gilt: so früh wie möglich. Prüfen Sie Ihren Wunschtermin unverbindlich.

Was wird am häufigsten vergessen?

Aufbauzeiten und Location-Besonderheiten. Treppen, enge Zugänge, Anlieferfenster – Dinge, die am Eventtag zum Problem werden, wenn sie niemand vorher geklärt hat.

Gibt es die Checkliste zum Download?

Ja, kostenlos unter Event-Checkliste.

Wie behalte ich im Team den Überblick?

Jede Aufgabe braucht eine verantwortliche Person und eine Frist. Ohne beides bleibt sie liegen.

Zu viel auf einmal?

Geben Sie das Programm ab. Beim Casino-Highlight liegt ohnehin alles bei uns – Anlieferung, Aufbau, Betreuung, Abbau.

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